Von
 
Ina Otto
2023-11-29T12:35:20+0000

Verfahrensdokumentation: „Wer nicht korrekt dokumentiert, dem drohen hohe Steuernachzahlungen“

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind laut Henrik Herberg in der aktuellen Fassung bereits seit 2020 Pflicht für alle steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland. Der Unternehmensberater der bpr Mittelstandsberatung in Dortmund weiß jedoch: Vielerorts herrscht Unwissen über die GoBD. Schätzungsweise 95 Prozent aller K&L-Betriebe haben aktuell keine Verfahrensdokumentation. „Das kann im Falle einer Betriebsprüfung richtig teuer werden“, warnt der Unternehmensberater und rechnet vor: „Bei 2 Millionen Euro Umsatz pro Jahr mit einer Hinzuschätzung von mindestens 0,5 Prozentpunkten über die vergangenen drei Jahre kommen so schnell mal 15.000 Euro zusammen.“ ## Was muss für die GoBD stimmen? Bei einer Betriebsprüfung werden im Regelfall vor allem die Vorsysteme und operativen Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand gestellt, um zu sehen ob die Grundsätze der GoBD erfüllt werden. Beispielsweise, ob Rechnungen richtig gestellt wurden, Stornierungen dokumentiert sind, Tagesabschlüsse und Barkasse stimmen. „Die Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Schrittes steht dabei im Mittelpunkt“, erklärt der Experte. Die Krux: Gerade durch die Digitalisierung der Werkstattprozesse steigt auch die Komplexität all dieser Schritte. Um bei der nächsten Betriebsprüfung keine böse Überraschung zu erleben, empfiehlt Henrik Herberg K&L-Betrieben, sich professionelle Unterstützung bei der GoBD zu holen. „Denn je mehr der Betrieb sein Unternehmen durchleuchtet, desto schneller findet er Fehler und reduziert dadurch das Hinzuschätzungsrisiko.“ ## Fünf Schritte zur korrekten Verfahrensdokumentation Die Vorgehensweise bei der Verfahrensdokumentation mit Unterstützung durch die bpr Mittelstandsberatung verläuft beispielsweise in fünf verschiedenen Schritten. Dabei setzt das Team aus Dortmund auf Remote-Lösungen. Sowohl die Prozessaufnahme im ersten Schritt, als auch die Besprechung der Ergebnisse in Schritt drei laufen über Web-Meetings. „So können Werkstätten aus ganz Deutschland den Service in Anspruch nehmen“, erklärt Henrik Herberg. Nach der Prozessaufnahme erstellt das bpr-Team die vorläufige Verfahrensdokumentation (Schritt 2). Diese wird nach dem Durchsprechen der Ergebnisse finalisiert (Schritt 4). Optional finden jährliche Update-Termine statt (Schritt 5). Das Besondere: Die Aufnahme des Prozesses erfolgt in Zusammenarbeit mit einen Steuerberater, der früher Betriebsprüfer war. „Dieser weiß ganz genau, welche Fragen er stellen und nach welchen Stolperfallen er suchen muss“, betont Henrik Herberg. Im Ergebnis erhält der Betrieb einen detaillierten Bericht zur Verfahrensdokumentation. Weiterer Vorteil für Werkstätten, die sich bei der Verfahrensdokumentation professionell unterstützen lassen: „Sie verstehen auch die eigenen Prozesse besser und können Optimierungspotenziale nutzen, um Prozesse zu verschlanken“, erklärt Henrik Herberg. Die Beratungskosten belaufen sich laut dem Unternehmensberater ab rund 4.000 Euro netto. Die BAFA vergibt auf Antrag Zuschüsse bis zu 1.750 Euro gibt Henrik Herberg Betrieben noch einen letzten Tipp mit auf den Weg. Infos zu Beratungen in Hinblick auf die GoBD erhalten Unternehmensinhaber beim[ Team der bpr Mittelstandsberatung](https://bpr-mb.de/).

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