Raus aus der Zeitfalle!

Von

Ingo Köcher

2013-08-15T08:37:11+0000

# Wissen Sie, wie produktiv Sie wirklich sind? Leerlauf in der Werkstatt. Viel zu viel nicht abrechenbare Arbeitszeit auf einem Auftrag. Das Verhältnis zwischen verkaufter und eingesetzter Leistung passt nicht mehr. Doch kennen Sie als Betriebsinhaber überhaupt die Situation in Ihrer Werkstatt? Ein wirksames Controlling in Karosserie- und Lackierbetrieben ist oft schwierig. Denn ohne Erfassung der Arbeitszeiten, fehlt der genaue Überblick wie produktiv der Betrieb tatsächlich arbeitet. KSR-Geschäftsführer Peter Ringhut erklärt im colornews.de Interview, was die Zeiterfassung bringt und wo der Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmer liegen. ## Wozu braucht ein Karosserie- und Lackierbetrieb eine Arbeitszeiterfassung? **Peter Ringhut:** Heute geht es mehr denn ja darum, möglichst produktiv und effizient zu sein, um auch mit einem niedrigeren Stundenverrechnungssatz Gewinne zu erwirtschaften. Die AW-Werte als auch die Stundenverrechnungssätze für einen Reparaturauftrag stehen in der Regel fest, sodass es im Betrieb darauf ankommt die Zeiten nicht zu überschreiten. Da dies in der Praxis jedoch immer wieder passiert ist es extrem wichtig dies schon während der Ausführung zu erkennen. Nur so lässt sich rechtzeitig gegensteuern falls ein Auftrag aus dem Ruder läuft. Wir sehen gerade bei Versicherern und im Schadenmanagement den Trend, dass besonders großen Wert auf geringe Abweichungen zwischen Kalkulation und Rechnung gelegt wird.

Erst mit der elektronischen Arbeitszeiterfassung wird im Karosserie- und Lackierbetrieb ein wirksames Controlling geschaffen, das den Betriebsinhaber in die Lage versetzt tatsächlich zu erkennen, wieein Auftrag abgearbeitet wird. Dann kann der Unternehmer handeln und sicher stellen, dass er am Ende noch etwas am Auftrag verdient. ## Was erreicht der Betrieb mit der Einführung des Systems? **Peter Ringhut:** Mit der Einführung der Arbeitszeiterfassung wird das Unternehmen effektiver, die Produktivität steigt und die Qualität der Arbeit lässt sich verbessern. Denn erste, wenn der Betriebsinhaber weiß, wie viele Stunden verkauft wurden und wie viele Stunden tatsächlich unproduktiv sind, kann er an den entsprechenden Stellschrauben drehen, um sein Betriebsergebnis zu verbessern. Mit dem Time Control System (TCS) von KSR haben wir ein System entwickelt das zeigt, welche Leistungen abgerechnet werden konnten und wie viel Arbeitszeit „verloren“ gegangen ist. Das ist überhaupt erst die Basis, um die Produktivität zu steigern und Ansatzpunkte für die Optimierung zu finden. Ein weiterer Aspekt ist die Verbesserung der Arbeitsplanung. Sie können anhand der Zeiterfassung erkennen wie hoch der Auslastungsgrad in der Werkstatt ist. Das zeigt freie Kapazitäten, die für neue Aufträge eingesetzt werden können. So verringert der Betrieb seinen Leerlauf und kann rechtzeitig in die Akquisition gehen, damit die produktiven Mitarbeiter besser ausgelastet sind. ## Gerade kleinen Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung aber zu teuer. **Peter Ringhut:** Teuer ist vor allem Arbeitszeit, die nicht abgerechnet werden kann. Die Arbeitszeiterfassung ist sicher eine Investition, die Geld kostet. Keine Frage. Die Kosten für das System amortisieren sich jedoch schon in kurzer Zeit.

Ein Beispiel: Nehmen Sie einen Betrieb mit sieben Mitarbeitern, dieKosten pro Jahr ohne Material kalkulieren wir mit 500.000 €. Zudem nehmen wir einen Stundenverrechnungssatz von 67,13, € an. Bei einer Gesamt-Produktivität von 70 Prozent würde dabei ein Gewinn von 50.000 € entstehen. Sofern der Betrieb es schafft die Gesamtproduktivität um 10 Prozent auf 80 Prozent zu steigern steigt Ihr Gewinn von 50.000 € auf 128.570 €. In der Praxis erleben wir jedoch durch die Einführung der Arbeitszeiterfassung noch deutlich höhere Produktivitäts-Steigerungen als die 10 Prozent. Eine Amortisierung der Investitionskosten findet sicher bei keiner anderen Investition so schnell statt wie bei der Zeiterfassung. ## Erhöht das Controlling der Arbeitszeit nicht den Druck auf die Mitarbeiter? **Peter Ringhut:** Unsere Erfahrung zeigt, dass gerade qualifizierte Mitarbeiter flexiblen und leistungsorientierten Lohnmodellen positiv gegenüber stehen. Natürlich muss die Einführung einer Arbeitszeiterfassung kommuniziert werden, damit das Team versteht weshalb Veränderungen notwendig sind. Ist das System erst einmal eingeführt, dienen die Daten Mitarbeitern und Chef auch dazu, objektiv über individuelle Leistung zu sprechen. Unsere Kunden und deren Mitarbeiter bewerten die Einführung generell sehr positiv. ## Wie wirkt sich die Arbeitszeiterfassung auf die Schadenabwicklung von Versicherungsaufträgen aus? **Peter Ringhut:** Die Erfassung der Arbeitszeit gibt den Betrieben mehr Sicherheit gerade bei Nachkalkulationen oder Diskussionen mit Versicherern, Schadensteuerern und Sachverständigen über die Höhe der Reparaturkosten. Der Betrieb kann aufgrund vorliegender Daten stichhaltiger argumentieren, warum bestimmteTätigkeiten notwendig sind oder weshalb ein Auftrag teurer wird.

Zudem kann eine Nachkalkulation sehr frühzeitig erstellt werden, da mit der Arbeitszeiterfassung in „Echtzeit“ erkannt wird, wann kalkulierte Stunden nicht ausreichen. Das sorgt bei Versicherungsaufträgen für eine schnelle und professionelle Kommunikation, die bei Assekuranzen, Schadensteuerern aber auch Flotten sehr geschätzt wird. ## Blick in die Zukunft: Wie wird sich die Zeiterfassung weiterentwickeln? **Peter Ringhut:** Wir erleben gerade bei größeren Betrieben, dass die Arbeitszeiterfassung nicht nur im produktiven Bereich eingesetzt wird, sondern auch für administrative Tätigkeiten. Dieser unproduktive Anteil bindet immer mehr Arbeitskraft in den Unternehmen. Viele Betriebsinhaber wollen wissen, wo welche Arbeitszeit anfällt, damit auch die Administration in Karosserie- und Lackierbetrieben optimiert werden kann.

Raus aus der Zeitfalle

Die Erfassung von Mitarbeiterzeiten lohnt sich, auch schon für kleine Karosserie- und Lackierbetriebe - das meint KSR Geschäftsführer Peter Ringhut. Denn bei steigenden Lohnkosten und stagnierenden Stundenverrechnungssätzen lässt sich die Produktivität nur verbessern, wenn die tatsächliche Arbeitszeit sichtbar wird. Im Interview erfahren Betriebsinhaber, wie die Werkstatt die Zeiterfassung richtig nutzt.

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