Multitasking-Falle im Werkstattalltag: „Unkoordinierte Aufträge bremsen die Produktivität“

In vielen K&L-Betrieben gehört Multitasking zum Alltag. Logisch, denn oft wird an vielen Fronten gleichzeitig gearbeitet: Fahrzeuge werden repariert, Lackierungen durchgeführt und neue Aufträge angenommen. Doch das vermeintliche Multitasking wird schnell zur Falle, wenn Aufträge unkoordiniert, spontan und ohne klare Priorisierung in die Werkstatt gelangen, erklärt Marina Markanian, Unternehmensberaterin der bpr Mittelstandsberatung aus Dortmund: „Statt einer höheren Effizienz führt Multitasking dann zu stressigen Situationen, Fehlern und unnötigen Verzögerungen.“ ## Resultat von Multitasking: Zeitverlust, Frustration im Team und bei den Kunden Ihrer Erfahrung nach entsteht beispielsweise, wenn die Annahme spontan neue Aufträge in die Werkstatt schickt, ohne sie vorher klar abzustimmen. „Die Mitarbeitenden in der Werkstatt werden dann aus laufenden Arbeiten gerissen, müssen sich auf neue Aufgaben umstellen und finden oftmals unvollständige oder unklare Informationen vor. Das Resultat sind Zeitverluste durch ständiges Umschalten, häufige Rückfragen und Nacharbeiten sowie Frustration im Team und unzufriedene Kunden“, führt Marina Markanian aus. ## Klare Strukturen führen zu effizienteren Prozessen Die Unternehmensberaterin weiß: „Um diese Multitasking-Falle zu umgehen, braucht es klare Strukturen und eine koordinierte Auftragsannahme. Ein sinnvoller Lösungsansatz ist die Einführung verbindlicher Regeln für die Auftragspriorisierung.“ So könne beispielsweise eine detaillierte Tagesplanung dabei unterstützen, das Chaos zu reduzieren. Hierbei könnten auch Pufferzone für Notfälle eingerichtet werden. Zudem rät Marina Markanian dazu, regelmäßige Abstimmungen zwischen Büro, Werkstatt und Lackiererei einzuführen. „Das sorgt für Transparenz und verhindern unnötige Unterbrechungen im Arbeitsfluss.“ Tools wie digitale Plantafeln und Tablet-basierte Auftragsmappen bieten ihrer Erfahrung nach zusätzliche Unterstützung, um den Arbeitsalltag zu steuern und Abläufe effizienter zu gestalten. ## Staatliche Förderung nutzen Ein staatliches Förderprogramm unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Prozessoptimierung durchzuführen. „Dieses setzt unter anderem auf eine bessere Arbeitsorganisation, Digitalisierung und die Entlastung von Mitarbeitern“, weiß Marina Markanian. Demnach können Betriebe Zuschüsse von bis zu 80 Prozent erhalten, um bis zu zwölf Beratungstage à 1.200 Euro netto zu finanzieren. „Dies ermöglicht eine praxisorientierte Unterstützung ohne den Betrieb lahmzulegen“, führt die Unternehmensberaterin aus. Das Coaching durch bpr Mittelstandsberatung, das für das sogenannte INQA-Coaching autorisiert ist, unterstützt Betriebe von der Antragstellung bis hin zur praktischen Umsetzung. Marina Markanian fasst zusammen: „Mit klaren Abläufen und einer strukturierten Kommunikation kann Multitasking zwar auch nicht ganz vermieden, jedoch besser gesteuert werden. Dies entlastet alle Beteiligten und führt zu einer spürbaren Effizienzsteigerung, weniger Stress und damit zu zufriedeneren Kunden. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um das „organisierte Chaos“ in eine klare Struktur zu überführen.“

GDV-Studie Ersatzteilpreise: „Kofferraumklappen doppelt so teuer wie vor zehn Jahren“

Die Preise für Fahrzeugersatzteile steigen weiter rapide an. Laut dem Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) erhöhten sich die Kosten für Scheinwerfer, Rückleuchten und Co. zum Vorjahr um durchschnittlich 6,2 Prozent. Noch krasser werden die Unterschiede jedoch im Zehn-Jahres-Vergleich.

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