„Wir legen Wert auf ein ganzheitliches Betriebssystem“

Planung und Software – diese beiden Begriffe vereinen sich in der Bezeichnung PlanSo. Seit 2010 entwickelt das Team mit Sitz in Düsseldorf digitale Lösungen für Werkstätten. Vorerst war die Lösung nur für den K&L Betrieb der Gründer angedacht. Seit 2016 ist PlanSo als GmbH im Markt unterwegs. Inzwischen ist aus dem Tool ein gleichnamiges cloud-basiertes Betriebssystem entstanden, das laut Stephan Helbig, Gründer und Geschäftsführer der PlanSo, stets ganzheitlich zur Anwendung kommt. Denn das Betriebssystem habe immer die gesamte Werkstatt mit all ihren Prozessen im Blick – von der Auftragserfassung bis zur Zahlungsabwicklung. „Unser Ziel ist es, K&L-Betriebe dabei zu unterstützen, ihre Ziele in allen Prozessschritten auf eine effizientere Weise zu erreichen“, betont Geschäftsführer David Franck. Neben Großkunden und kleinen Werkstätten zählen insbesondere Karosserie- und Lackbetriebe mit einem gemeinschaftlichen Schadensvolumen von über 150 Millionen Euro zum Kundenstamm der PlanSo GmbH. Als gesamtheitliches Betriebssystem für Karosserie- & Lackierbetriebe bietet PlanSo verschiedene Module an. Diese sind miteinander verknüpft – nach Angaben von Stephan Helbig ist das ein Alleinstellungsmerkmal des Systems. ## Zeiterfassung für alle Fälle Ein Baustein des Betriebssystems ist die Zeiterfassung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Diese ermöglicht ebenfalls eine Schichtplanung inklusive individueller Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten und Feiertagen. „Diese Informationen stehen Betriebsleitern zur Verfügung, um die Auslastungsoptimierung der operativen Belegschaft gezielt steuern zu können“, erklärt David Franck und führt weiter aus: „Die Besonderheit bei der Berechnung der Auslastung ist die Ermittlung der echten produktiven Kapazität durch ein erlerntes Verhältnis zwischen Soll- und Ist-Stunden und der tatsächlichen Anwesenheit pro Fachkraft.“ ## Von der Werkstattplanung… Als nächster Schritt in den Werkstattabläufen erfolgt die ganzheitliche Werkstattplanung. Zur besseren Visualisierung wird die herkömmliche Stecktafel durch eine digitale Tafel abgelöst, welche die live Aktivitäten und Aufgaben der Mitarbeiter darstellt. Sprich: K&L-Betriebe, die mit PlanSo arbeiten, nutzen Monitore in ihren Hallen, die die Planung und Anwesenheiten in Echtzeit visualisieren. „Mitarbeitende können auf Tablets unkompliziert auf Aufträge stempeln, Arbeit dokumentieren und Anträge ins Büro schicken“, beschreibt die Geschäftsführung, wie die Software an dieser Stelle zum Einsatz kommt. ## ...über Auftragsannahme... Hieran angeschlossen ist auch die Auftragsplanung: „Durch die direkte Anbindung namhafter Schadensteuerer an das Betriebssystem können Aufträge mit nur einem Klick in die Planung mit aufgenommen werden“, erklärt Stephan Helbig. Eine herkömmliche Abwicklung der Auftragserfassung durch den Scan eines Fahrzeugscheins sei aber ebenfalls weiterhin möglich. Das Besondere: Bereits vor der Kalkulation können Aufträge auf Basis erlernter Erfahrungswerte und einfachen Schadensklassen geplant werden: „Mit jedem Auftrag werden neue Ist-Zeiten gemessen und die Vorplanung wird dadurch genauer“, erklärt der Experte. Daten zur Schadenkalkulation lassen sich per Klick nach Audatex oder DAT übertragen und von dem jeweiligen Anbieter zurück in das PlanSo Betriebssystem synchronisieren. „Gängige Ersatzteillieferanten sind ebenfalls direkt angebunden, um Aufwände in der manuellen Übertragung von Daten zu reduzieren und Eingabefehler zu vermeiden“, führt David Franck aus. ## ...bis hin zur Leihwagenvergabe Ebenfalls ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist die Leihwagenplanung. Diese ist in PlanSo mit der Planung und dem Reparaturfortschritt der Auslastungsoptimierung verknüpft. „Mietverträge und andere Formulare können individuell konfiguriert, erstellt und digital signiert werden.“ ## Automatische Angebotserstellung Bei Nutzung der PlanSo-Funktion Faktura lassen sich Kostenvoranschläge, welche aus PlanSo generiert wurden, direkt in Angebote oder Rechnungen umwandeln und nach Datev exportieren. Die Verknüpfung mit der Werkstattplanung ermöglicht eine automatische Angebotserstellung bei Auslieferung. „So geht kein Angebot verloren und individuelle Konditionen, Kalkulationen und Ersatzteilkosten aus der Planung werden berücksichtigt“, erläutert Stephan Helbig. Er weist darauf hin, dass das Betriebssystem nicht statisch ist, sondern ständig weiter entwickelt wird. So wird ein integriertes Kassenbuch aktuell mit ausgewählten Kunden getestet. ## Betriebswirtschaftliche Auswertung und Kundenkommunikation Beim Betriebssystem PlanSo steht aber nicht nur die Planung, sondern auch die betriebswirtschaftliche Auswertung sowie der Umgang mit Kunden im Fokus: Zahlreiche Informationen, insbesondere zur Auslastung, lassen sich für Geschäftsführer und Betriebsleiter in individuell einstellbaren Dashboards pro Abteilung oder Betrieb analysieren. Für eine effizientere Kommunikation mit den Fahrzeughaltern ermöglicht das Betriebssystem die Erstellung von Standardtexten, die direkt aus PlanSo per SMS, E-Mail, Fax oder sogar frankiertem Brief versendet werden. Ergänzend bietet PlanSo auch Umfragewerkzeug an, um beispielsweise die Kundenzufriedenheit auswerten können. „Kunden mit mehreren Standorten profitieren zudem von einem intelligenten Austausch von Daten zwischen ihren Niederlassungen“, fügt David Franck abschließend hinzu.